Política de Cancelación, Sustitución y Reembolso

1. Aplicación

Esta Política se aplica a las inscripciones de la International Newborn Brain Conference – INBBC 2027 y, cuando corresponda, a los talleres, actividades adicionales y modalidades virtuales adquiridas a través de los canales oficiales del evento.

Al completar la inscripción, el participante o la institución pagadora declara estar al tanto de esta Política.

2. Derecho de desistimiento

Sin perjuicio de otros derechos previstos en la legislación aplicable, el participante que realice la compra por internet podrá solicitar la cancelación y el reembolso conforme a las reglas y plazos de desistimiento aplicables.

Para compras sujetas a la legislación brasileña, la solicitud de cancelación podrá realizarse, sin ningún costo, dentro de los siete días corridos desde la contratación, según lo previsto en la legislación de defensa del consumidor.

El ejercicio de derechos obligatorios previstos en la ley prevalecerá sobre los demás plazos y porcentajes de esta Política.

3. Cancelación solicitada por el participante

Fuera del plazo legal de desistimiento, se aplicarán las siguientes condiciones:

Solicitudes recibidas hasta el 10 de enero de 2027

Se reembolsará el 80% del valor efectivamente pagado por la inscripción y por las actividades adicionales canceladas.

Solicitudes recibidas entre el 11 de enero y el 10 de febrero de 2027

Se reembolsará el 50% del valor efectivamente pagado.

Solicitudes recibidas a partir del 11 de febrero de 2027

No habrá reembolso, salvo cuando lo exija la legislación aplicable o en situaciones excepcionales expresamente previstas en esta Política.

Los porcentajes retenidos se destinan a cubrir costos administrativos, financieros y compromisos asumidos anticipadamente para la realización del evento.

4. Forma de solicitud

La cancelación deberá solicitarse por escrito al correo electrónico: cancelation@inbcc.org

La solicitud deberá incluir:

• nombre completo del participante;
• correo electrónico utilizado en la inscripción;
• número del pedido o comprobante de pago;
• categoría de inscripción;
• motivo de la cancelación;
• datos adicionales necesarios para localizar la transacción.

La fecha considerada será la del recibo de la solicitud por el canal oficial, según el horario de Brasília/São Paulo.

Solicitudes enviadas por redes sociales, mensajes personales o canales no oficiales pueden no ser procesadas.

5. Procesamiento del reembolso

Una vez aprobado, el reembolso será solicitado al medio de pago original dentro de 15 días hábiles.

El plazo para que el crédito aparezca en la cuenta o factura dependerá del banco, de la operadora de la tarjeta y del medio de pago utilizado.

El reembolso se realizará, siempre que sea posible:

• por el mismo método de pago;
• en la misma moneda utilizada en la compra;
• al pagador original.

Las diferencias derivadas de conversión de moneda, variación cambiaria, tarifas bancarias o cargos aplicados por instituciones financieras no serán responsabilidad de los Organizadores, salvo disposición legal en contrario.

6. Transferencia de la inscripción a otra persona

La sustitución del participante podrá solicitarse hasta el 1 de marzo de 2027, sujeta a las siguientes condiciones:

• la solicitud deberá realizarse por escrito;
• el nuevo participante deberá completar los datos de registro necesarios;
• la sustitución solo se permitirá una vez;
• el nuevo participante deberá cumplir los requisitos de la categoría adquirida;
• cualquier diferencia de valor deberá pagarse antes del evento;
• descuentos personales, becas, gratuidades y beneficios vinculados a asociaciones pueden no ser transferibles.

Después del 1 de marzo de 2027, las sustituciones dependerán de análisis y capacidad operativa, sin garantía de aprobación.

7. Cambio de modalidad de participación

Las solicitudes de cambio entre participación presencial y virtual estarán sujetas a:

• disponibilidad;
• categorías ofrecidas;
• pago de cualquier diferencia de valor;
• plazos operativos del evento.

Si el cambio resulta en un valor menor, la diferencia solo será reembolsada cuando la solicitud se reciba hasta el 10 de febrero de 2027. Después de esa fecha, la diferencia podrá convertirse en crédito o no ser reembolsable, según lo informado en el momento de la solicitud.

8. Talleres y actividades con cupos limitados

Los talleres y actividades adicionales tienen cupos limitados y pueden implicar costos y compromisos específicos.

Salvo indicación diferente en el momento de la compra, se aplicarán los mismos plazos y porcentajes de cancelación establecidos en esta Política.

La ausencia (“no show”) en un taller no dará derecho a reembolso.

9. No comparecimiento

El no comparecimiento al evento, la llegada tardía, la salida anticipada o la falta de acceso a actividades virtuales por razones atribuibles al participante no generarán derecho a reembolso.

Tampoco habrá reembolso por:

• imposibilidad de viaje;
• pérdida de vuelo;
• problemas personales;
• compromisos profesionales;
• fallas en el dispositivo o en la conexión a internet del participante;
• ausencia de documentos de viaje;
• retraso en la solicitud de visa;
• negativa de autorización por parte de la institución empleadora.

Situaciones excepcionales podrán analizarse individualmente, sin garantía de reembolso.

10. Negativa de visa

Participantes internacionales que tengan la visa oficialmente negada podrán solicitar análisis excepcional de reembolso, siempre que:

• hayan solicitado la visa con antelación razonable;
• presenten el documento oficial de negativa;
• envíen la solicitud hasta el 10 de febrero de 2027;
• no hayan utilizado acceso virtual, grabaciones u otros beneficios vinculados a la inscripción.

Cuando sea aprobado, se reembolsará el 80% del valor pagado.

La falta de solicitud de visa en tiempo adecuado o documentos incompletos no será considerada negativa de visa para efectos de esta cláusula.

11. Problemas de salud o emergencia

Solicitudes presentadas fuera de los plazos regulares por motivo de enfermedad grave, hospitalización, fallecimiento de familiar cercano u otra emergencia relevante podrán ser evaluadas individualmente.

Los Organizadores podrán solicitar documentación comprobatoria.

La evaluación podrá resultar, según el caso, en:

• sustitución del participante;
• conversión a modalidad virtual;
• crédito para una edición futura;
• reembolso parcial;
• mantenimiento de la regla general.

El análisis excepcional no representa obligación de aprobación ni precedente para otros casos.

12. Cancelación integral del evento por los Organizadores

Si la INBBC 2027 es cancelada integralmente y no se realiza en formato alternativo, los participantes tendrán derecho al reembolso total de los valores pagados directamente por la inscripción y por las actividades adicionales canceladas.

El reembolso no cubrirá gastos contratados directamente por el participante con terceros, tales como:

• pasajes;
• hospedaje;
• alimentación;
• visas;
• seguros;
• desplazamientos;
• pérdida de ingresos;
• tarifas de terceros.

Esta limitación no se aplicará cuando la legislación obligatoria determine lo contrario.

13. Aplazamiento o cambio significativo

Si el evento es aplazado, tiene sus fechas significativamente modificadas o se convierte integralmente de presencial a virtual, la inscripción será inicialmente transferida a la nueva fecha o formato.

El participante podrá solicitar la cancelación dentro del plazo específico informado en la comunicación oficial, que no será inferior a 15 días corridos.

Cuando el cambio sea sustancial y el participante no pueda o no desee participar, se ofrecerá:

• reembolso de los valores elegibles; o
• crédito para una edición futura, según elección del participante y legislación aplicable.

Pequeñas alteraciones de horarios, ponentes, salas, programación o actividades no serán consideradas cambios significativos.

14. Fuerza mayor

Si circunstancias fuera del control razonable de los Organizadores impiden o afectan significativamente la realización del evento, podrán adoptarse medidas como:

• cambio de fecha;
• cambio de lugar;
• reducción de capacidad;
• conversión a formato virtual o híbrido;
• sustitución de actividades;
• concesión de crédito;
• reembolso total o proporcional, según la situación.

Los Organizadores informarán las medidas adoptadas y respetarán los derechos obligatorios previstos en la legislación aplicable.

15. Inscripciones patrocinadas, gratuitas o por invitación

Inscripciones gratuitas, becas, invitaciones, cortesías e inscripciones patrocinadas no generan derecho a reembolso en dinero.

La sustitución del beneficiario dependerá de las reglas de la beca, del patrocinador o de la categoría correspondiente.

16. Cancelación por incumplimiento de reglas

La inscripción del participante podrá ser cancelada y su acceso suspendido cuando:

• comparta credenciales o gafete;
• utilice descuentos de manera fraudulenta;
• presente documentos falsos;
• acose o amenace a otras personas;
• grabe o distribuya contenido sin autorización;
• viole reglas de seguridad;
• adopte conducta ilegal o incompatible con el ambiente científico.

En estos casos, puede no haber reembolso, respetando las circunstancias y la legislación aplicable.

17. Impugnación de pago

Antes de iniciar una impugnación o chargeback, el participante deberá contactar al equipo de inscripciones para intentar una solución.

Impugnaciones fraudulentas o realizadas después de la prestación efectiva del servicio podrán resultar en suspensión de la inscripción y adopción de medidas pertinentes.

Esta disposición no limita el derecho del consumidor a impugnar cobros indebidos.

18. Prevalencia de la legislación

Ninguna disposición de esta Política pretende excluir o limitar derechos obligatorios asegurados por la legislación de defensa del consumidor o por otras normas aplicables.

En caso de conflicto entre esta Política y una norma obligatoria, prevalecerá la norma legal.

19. Contacto

Dudas sobre cancelaciones, sustituciones y reembolsos podrán enviarse a:

International Newborn Brain Conference – INBBC — Correo electrónico: cancelation@inbcc.org