Política de Privacidad y Protección de Datos Personales

1. Objetivo de esta Política

La International Newborn Brain Conference – INBBC reconoce la importancia de la privacidad y de la protección de los datos personales de sus participantes, ponentes, autores, visitantes del sitio, patrocinadores, proveedores y demás personas relacionadas con el evento.

Esta Política explica:

• qué datos personales podrán ser recopilados;
• para qué finalidades serán utilizados;
• con quién podrán ser compartidos;
• por cuánto tiempo podrán ser conservados;
• cuáles son los derechos de los titulares;
• cómo ponerse en contacto para ejercer esos derechos.

2. Responsables del tratamiento

La INBBC es promovida por la Newborn Brain Society – NBS y por el Instituto Protegiendo Cerebros Salvando Futuros.

Según la actividad, una de estas entidades podrá actuar como responsable del tratamiento de los datos personales, o ambas podrán tomar decisiones relacionadas con el tratamiento.

La entidad responsable de la operación de la inscripción y de la transacción financiera deberá estar identificada en el formulario de registro, en el comprobante de pago o en el documento fiscal correspondiente.

Datos de contacto

• Newborn Brain Society — Correo electrónico: info@inbbc.org — Dirección: PO Box 200783, Roxbury Crossing, Massachusetts 02120, Estados Unidos.
• Instituto Protegiendo Cerebros Salvando Futuros — Correo electrónico: contato@institutosalvandofuturos.org — Dirección: Avenida Paulista, 1079, piso 16, São Paulo – SP, Brasil. CNPJ: 38.660.811/0001-91.

Canal de privacidad y encargado de protección de datos

Correo electrónico: contato@institutosalvandofuturos.org

Las responsabilidades específicas de cada entidad deberán respetar los contratos, los flujos operativos del evento y la legislación aplicable.

3. A quién se aplica esta Política

Esta Política se aplica a las personas que:

• visitan o utilizan el sitio de la INBBC;
• crean una cuenta;
• realizan o reciben, como cortesía, una inscripción;
• participan presencial o virtualmente del evento;
• presentan trabajos científicos;
• actúan como ponentes, moderadores o miembros de comités;
• solicitan información;
• reciben comunicaciones;
• participan en encuestas o evaluaciones;
• interactúan con patrocinadores y expositores mediante las herramientas oficiales del evento.

4. Datos personales que podrán ser recopilados

4.1. Datos de identificación y contacto

Podrán ser recopilados:

• nombre completo;
• correo electrónico;
• teléfono;
• país, estado y ciudad;
• idioma;
• dirección para facturación de cobros debidamente autorizados;
• documento de identificación, cuando sea necesario;
• fotografía de perfil, siempre que se proporcione voluntariamente.

4.2. Datos profesionales y académicos

Podrán ser recopilados:

• profesión;
• especialidad;
• cargo o función;
• institución;
• departamento;
• país de ejercicio;
• formación académica;
• categoría profesional;
• número de asociado;
• información necesaria para comprobar descuentos;
• currículum, biografía y conflictos de interés, cuando corresponda.

4.3. Datos de inscripción y participación

Podrán ser recopilados:

• categoría y modalidad de inscripción;
• talleres y actividades seleccionadas;
• asistencia a las sesiones;
• registros de entrada y acreditación;
• emisión de certificados;
• créditos de educación continua;
• respuestas a encuestas y evaluaciones;
• interacciones con la plataforma virtual;
• comunicaciones con el equipo de soporte.

4.4. Datos financieros y de pago

Podrán ser tratados:

• nombre del pagador;
• dirección de facturación;
• CPF, CNPJ, identificación fiscal o información equivalente;
• valor de la transacción;
• moneda;
• estado del pago;
• número del pedido;
• comprobantes e información necesaria para reembolsos.

Los datos completos de tarjeta de crédito serán normalmente procesados directamente por empresas especializadas en pagos y no deberán ser almacenados por los Organizadores, salvo cuando se informe expresamente y se autorice debidamente conforme a la legislación aplicable.

4.5. Datos de accesibilidad, alimentación y necesidades específicas

El participante podrá proporcionar, voluntariamente:

• necesidades de accesibilidad;
• restricciones alimentarias;
• alergias relevantes aplicables a la alimentación;
• solicitudes y/o necesidades relacionadas con la movilidad o la participación;
• otras necesidades requeridas para su seguridad e inclusión.

Esta información podrá revelar datos personales sensibles. Por ello, será solicitada únicamente cuando sea necesaria y tratada de forma restringida, con consentimiento u otra base legal aplicable.

El participante no debe enviar información médica más allá de lo estrictamente necesario para la organización de su participación. De igual modo, la información transferida por los participantes que no sea aplicable a los fines previstos en esta Política será descartada.

4.6. Datos de autores, trabajos científicos y ponentes

Cuando haya presentación de resúmenes o participación científica, podrán ser tratados:

• nombre de los autores;
• afiliaciones;
• correos electrónicos;
• currículum y biografía;
• identificadores académicos;
• conflictos de interés;
• contenido del resumen o trabajo;
• evaluaciones y decisiones del comité científico;
• presentaciones, fotografías, audio y video;
• información necesaria para la publicación en las actas o materiales del evento.

4.7. Datos técnicos y de navegación

Durante la utilización del sitio o de la plataforma virtual, podrán ser recopilados:

• dirección IP y/o demás información relacionada con el medio de acceso;
• fecha y hora de acceso;
• tipo de navegador y dispositivo;
• sistema operativo utilizado;
• identificadores de sesión;
• páginas visitadas;
• clics e interacciones;
• registros de errores;
• datos de seguridad;
• cookies y tecnologías similares.

4.8. Fotografías, audio y video

Durante el evento podrán producirse:

• fotografías generales;
• captaciones de imágenes y/o sonidos del habla y/o de otras fuentes;
• grabaciones de ponencias;
• transmisiones en vivo;
• entrevistas;
• testimonios;
• registros de actividades sociales y científicas.

Siempre que se exija, el uso individualizado o promocional de la imagen y de la voz se realizará mediante autorización específica, que podrá obtenerse mediante manifestación previa.

5. Cómo podrán obtenerse los datos

Los datos podrán obtenerse:

• directamente del titular mediante manifestación previa y/o incidental;
• de la persona o institución que realiza la inscripción en nombre del participante;
• de entidades colaboradoras que ofrezcan descuentos o inscripciones;
• de plataformas de registro, pago o transmisión;
• de patrocinadores o expositores, cuando el titular solicite una interacción;
• mediante cookies y registros técnicos;
• de fuentes públicas profesionales o académicas, cuando sea necesario para la organización científica y esté permitido por la ley.

6. Finalidades del tratamiento

Los datos podrán utilizarse para:

• crear y administrar registros;
• procesar inscripciones y pagos;
• validar categorías y descuentos;
• emitir recibos, facturas, certificados y créditos educativos;
• organizar talleres y sesiones, así como dirigirlos según el perfil correspondiente;
• proporcionar acceso presencial o virtual;
• enviar confirmaciones, instrucciones y actualizaciones operativas;
• responder dudas y prestar soporte;
• garantizar la seguridad, prevenir fraudes y controlar accesos;
• atender necesidades de accesibilidad y alimentación;
• organizar evaluaciones científicas y presentación de trabajos;
• publicar programas, actas y materiales científicos;
• registrar y divulgar el evento;
• cumplir obligaciones fiscales, contables, regulatorias y legales;
• defender derechos en procesos administrativos, judiciales o arbitrales;
• realizar encuestas de satisfacción, orientadas a la adecuación del perfil del participante;
• producir estadísticas y análisis, preferentemente de forma agregada;
• mejorar el sitio, los servicios y futuras ediciones del evento;
• enviar comunicaciones institucionales y promocionales, cuando esté permitido;
• atender solicitudes de autoridades competentes.

7. Bases legales utilizadas

Según la actividad y la legislación aplicable, el tratamiento podrá fundamentarse en:

• ejecución de contrato o procedimientos relacionados con la inscripción;
• cumplimiento de obligación legal o regulatoria;
• ejercicio regular de derechos;
• interés legítimo de los Organizadores o de terceros, tras evaluación y permisos concedidos por los titulares de la información;
• prevención del fraude y seguridad;
• consentimiento;
• protección de la vida o de la integridad física, en situaciones excepcionales;
• otros supuestos previstos en la legislación aplicable.

El consentimiento no será utilizado cuando otra base legal resulte más adecuada a la expresión de voluntad de los titulares de esta información.

Cuando el tratamiento dependa del consentimiento, el titular podrá revocarlo, sin que ello afecte la legalidad del tratamiento realizado anteriormente.

8. Comunicaciones operativas y promocionales

8.1. Comunicaciones operativas

Los participantes podrán recibir mensajes necesarios para la ejecución de la inscripción, incluyendo:

• confirmación de pago;
• información de acceso;
• cambios de programación;
• orientaciones de acreditación;
• comunicaciones de seguridad;
• certificados;
• información sobre cancelaciones o reembolsos.

Estos mensajes son esenciales para la prestación del servicio y no dependen del consentimiento para marketing.

8.2. Comunicaciones promocionales

Las noticias sobre futuras conferencias, actividades, programas o socios solo se enviarán cuando exista una base legal adecuada.

Siempre que estas comunicaciones dependan del consentimiento, la opción deberá presentarse por separado y desmarcada por defecto.

El titular podrá cancelar la recepción en cualquier momento mediante el enlace disponible en el propio mensaje o por el canal de privacidad.

9. Compartición de datos

Los datos podrán compartirse, en la medida necesaria, con:

• empresas responsables de la plataforma de inscripción;
• procesadores de pago;
• proveedores de tecnología, hospedaje y almacenamiento;
• empresas de transmisión y audiovisuales;
• agencias y empresas de organización del evento;
• el lugar del evento y empresas de acreditación y seguridad;
• proveedores de alimentación, cuando sea necesario para atender restricciones declaradas por los participantes;
• empresas responsables de certificados o acreditación;
• consultores, auditores, contadores y asesores jurídicos;
• entidades científicas colaboradoras;
• autoridades públicas, cuando sea legalmente exigido;
• patrocinadores o expositores, únicamente cuando sea autorizado o solicitado por el titular.

Los proveedores deberán recibir solamente los datos necesarios y utilizarlos de acuerdo con las instrucciones y los contratos aplicables.

Los Organizadores no comercializan datos personales de los participantes.

10. Patrocinadores, expositores y lectura de gafete

El suministro de datos a patrocinadores para su propio marketing no será una condición para participar del evento.

Cuando el participante permita voluntariamente la lectura de su gafete, complete un formulario o proporcione sus datos directamente a un expositor, estará autorizando la compartición de la información indicada en ese momento.

A partir de esa compartición, el patrocinador o expositor podrá actuar como responsable independiente y deberá poner a disposición su propia política de privacidad.

11. Transferencia internacional de datos

Como la INBBC tiene carácter internacional e involucra entidades, participantes y proveedores ubicados en distintos países, los datos personales podrán ser almacenados o tratados fuera del país de residencia del titular.

Estas transferencias podrán ocurrir, por ejemplo, entre Brasil, Estados Unidos, países del Espacio Económico Europeo y lugares donde estén establecidos proveedores de tecnología.

Cuando sea exigido, se adoptarán mecanismos adecuados de protección, incluyendo:

• cláusulas contractuales;
• cláusulas estándar aprobadas por las autoridades competentes;
• verificación de un nivel adecuado de protección;
• medidas técnicas y organizativas;
• consentimiento específico, cuando corresponda;
• otros supuestos legalmente autorizados.

12. Cookies y tecnologías similares

El sitio podrá utilizar cookies y tecnologías similares.

12.1. Cookies necesarias

Se utilizan para funciones esenciales, como:

• mantener la sesión activa;
• concluir la inscripción;
• garantizar la seguridad;
• procesar pagos;
• recordar elecciones esenciales.

Estas cookies no pueden desactivarse mediante el panel del sitio cuando sean indispensables para su funcionamiento.

12.2. Cookies analíticas y de rendimiento

Podrán utilizarse para comprender cómo los visitantes utilizan el sitio y mejorar su rendimiento.

Cuando sea exigido, se activarán solamente después del consentimiento del usuario.

12.3. Cookies de publicidad o redes sociales

Podrán utilizarse para campañas, contenido personalizado o integración con redes sociales.

Estas cookies deberán depender del consentimiento cuando sea exigido.

El usuario podrá gestionar las cookies no necesarias mediante el banner o panel de preferencias disponible en el sitio.

13. Plazo de conservación

Los datos se conservarán solamente por el período necesario para cumplir las finalidades descritas en esta Política.

Como criterios generales:

• los datos de inscripción, pago y documentos relacionados podrán conservarse por el plazo necesario para el cumplimiento de obligaciones legales, fiscales y contables y para la defensa de derechos, generalmente hasta cinco años después del evento, salvo plazo distinto exigido por la ley;
• los registros técnicos se conservarán por el período necesario para la seguridad y el cumplimiento de las obligaciones legales;
• los datos utilizados para marketing se conservarán hasta la revocación del consentimiento, la oposición o la finalización de la finalidad;
• los resúmenes, programas, actas y registros científicos podrán preservarse como parte del archivo histórico y académico del evento;
• las fotografías y grabaciones institucionales podrán conservarse mientras sean relevantes para las finalidades informadas, respetando los derechos del titular.

Tras el término del período aplicable, los datos serán eliminados, anonimizados o conservados de forma segura cuando su conservación esté permitida o sea exigida.

14. Seguridad de la información

Los Organizadores buscarán adoptar medidas técnicas, administrativas y organizativas proporcionales a los riesgos, incluyendo:

• control de acceso;
• uso de proveedores especializados;
• autenticación y gestión de credenciales;
• copias de seguridad;
• monitoreo de seguridad;
• restricción de acceso a datos sensibles;
• contratos de confidencialidad;
• procedimientos de respuesta a incidentes.

Ningún sistema es completamente inmune a riesgos. En caso de incidente relevante, se adoptarán las medidas previstas en la legislación, incluyendo la comunicación a los titulares y a las autoridades cuando sea necesaria.

15. Derechos de los titulares

Conforme a la legislación aplicable, el titular podrá solicitar:

• confirmación de la existencia de tratamiento;
• acceso a los datos;
• corrección de datos incompletos, inexactos o desactualizados;
• información sobre las comparticiones;
• anonimización, bloqueo o eliminación de datos innecesarios o tratados irregularmente;
• portabilidad, cuando corresponda;
• eliminación de datos tratados con consentimiento, salvo los supuestos legales de conservación;
• información sobre la posibilidad de no otorgar consentimiento y sus consecuencias;
• revocación del consentimiento;
• oposición al tratamiento;
• revisión de decisiones tomadas exclusivamente por medios automatizados, cuando corresponda;
• presentación de reclamación ante la Autoridad Nacional de Protección de Datos o ante la autoridad competente de su país.

La solicitud podrá requerir confirmación de identidad para proteger al titular contra fraudes.

Algunas solicitudes podrán ser limitadas cuando la conservación o el tratamiento sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal, la ejecución del contrato, la protección de terceros, el ejercicio de derechos u otros supuestos previstos en la ley.

16. Participantes del Espacio Económico Europeo y otras jurisdicciones

Cuando corresponda, los participantes ubicados en el Espacio Económico Europeo, el Reino Unido u otras jurisdicciones podrán ejercer derechos adicionales previstos en sus leyes locales.

Estos derechos podrán incluir:

• restricción del tratamiento;
• portabilidad;
• oposición al interés legítimo;
• presentación de reclamación ante la autoridad supervisora local.

17. Datos de niños y adolescentes

El sitio y las inscripciones están destinados principalmente a adultos y profesionales.

Los menores de 18 años solo podrán realizar la inscripción por medio de sus representantes legales o con autorización adecuada.

Los Organizadores no pretenden recopilar conscientemente datos de niños sin la participación o autorización de sus responsables.

18. Decisiones automatizadas

Los Organizadores no pretenden tomar decisiones que produzcan efectos jurídicos relevantes exclusivamente por medios automatizados.

Podrán utilizarse herramientas automatizadas para la prevención del fraude, la seguridad, la organización de inscripciones y el análisis estadístico. Cuando corresponda, el titular podrá solicitar información y revisión conforme a la legislación.

19. Sitios y plataformas de terceros

Esta Política no se aplica a sitios, sistemas o servicios de terceros accedidos mediante enlaces externos.

El titular deberá consultar las políticas de privacidad de cada tercero antes de proporcionar sus datos.

20. Modificaciones de esta Política

Esta Política podrá ser actualizada para reflejar cambios legales, tecnológicos u operativos.

La versión más reciente será publicada en el sitio con la fecha de actualización.

Los cambios relevantes podrán comunicarse por correo electrónico o mediante aviso destacado en el sitio.

21. Cómo ejercer sus derechos

Las solicitudes, dudas o reclamaciones relacionadas con la privacidad podrán enviarse a:

Canal de Privacidad de la INBBC — Correo electrónico: contato@institutosalvandofuturos.org

La solicitud deberá contener información suficiente para la identificación del titular y la comprensión del pedido.

El titular también podrá presentar una reclamación ante la Autoridad Nacional de Protección de Datos – ANPD o ante la autoridad de protección de datos competente en su país.